Invoice atau faktur dapat diartikan sebagai daftar harga barang atau jasa yang diterbitkan oleh penjual. Ketika sebelumnya penjual memberikan penawaran dan disetujui oleh pembeli, maka penjual akan menagih nilai yang disepakati atas barang dan jasa kepada pembeli.

Invoice juga diposisikan sebagai tanda bukti transaksi yang berisi uraian diantaranya jenis barang atau jasa yang dibeli, merek, ukuran, jumlah, harga satuan maupun total keseluruhan, potongan harga, hingga informasi berupa syarat dan ketentuan pembayaran. Dan dicetak berdasarkan sales order dan perkiraan pengiriman barang.

Ragam jenis invoice yang banyak ditemui pada transaksi keuangan perusahaan diantaranya ialah standar invoice, proforma invoice, cash invoice, credit atau debit memo, dan internal invoice. Misalnya saja pada perusahaan sub-holding, apabila terjadi transaksi antar perusahaan maka akan ditemui internal invoice yang ditujukan untuk perusahaan grup, selain invoice standar yang dikeluarkan untuk customer dari perusahaan tersebut.

Kali ini bahasan yang akan kami ulas yaitu mengenai proforma invoice, bagaimana penjelasannya? Simak uraian berikut ini.

Definisi Proforma Invoice

Proforma invoice adalah invoice yang berbentuk penawaran dari penjual kepada pembeli. Apabila transaksi berhasil disepakati maka perincian dari proforma invoice akan dicantumkan pada Invoice Standar.

Secara sederhana, proforma invoice bukan merupakan invoice yang sebenarnya, yang dibuat sebagai perkiraan biaya pembelian atas barang atau jasa yang diusulkan oleh penjual. Dalam prakteknya, proforma invoice dikirim sebagai media antisipasi yang ditujukan kepada calon pembeli prospektif, berisi jumlah tagihan dan rincian dari produk yang ditawarkan.

Aktivitas yang timbul akibat dari proforma invoice umumnya, pembeli akan mencetak letter of credit atau telegraphic transfer, setelah dokumen tersebut diserahkan dan diotorisasi, maka barang akan disiapkan dan kemudian dikirim oleh penjual kepada pembeli.

Alur selanjutnya maka penjual akan membuatkan invoice yang sebenarnya atau Ordinary Invoice atau Invoice Standar ketika telah terjadi konsensus. Jurnal akuntansi akan otomatis muncul akibat dari diterbitkannya standar invoice tersebut.

Fungsi Proforma Invoice

Proforma invoice dikirim ke pembeli untuk menginformasikan kepada mereka tentang transaksi penjualan sebelum atau yang telah terjadi. Fungsi dari proforma invoice tersebut secara garis besar memerintahkan agar pembeli dapat membayar jumlah total nilai barang yang tercetak dalam lembaran faktur tersebut kepada penjual.

Kemudian, tujuan lain dari penerbitan proforma invoice adalah sebagai berikut:

1. Sebagai bentuk kutipan khusus atau jawaban dari pertanyaan pelanggan mengenai harga, rincian produk, biaya pengiriman dan spesifikasi lainnya;

2. Proforma invoice dapat dikeluarkan sebagai alat penagih, sebelum produk dikirimkan kepada pembeli;

3. Proforma invoice juga bisa dikirimkan kepada agen atau makelar berdasarkan konsinyasi. Sehingga agen tersebut diharapkan dapat menjual barang dengan harga terbaik diatas harga yang tertera pada proforma invoice;

4. Proforma invoice juga dapat digunakan untuk menunjukkan nilai barang yang dinyatakan kepada otoritas pabean negara tujuan target penjualan;

5. Proforma invoice bisa dimanfaatkan sebagai antisipasi penjual apabila suatu waktu pembeli membatalkan permintaannya, dikarenakan faktur ini tidak akan berpengaruh pada jurnal akuntansi;

6. Sebagai gambaran harga sebelum terjadi fiksasi jumlah produk, tawar menawar harga, maupun kebijakan diskon, dengan tujuan untuk diperbarui kembali apabila sudah ada kesepakatan final; dan

7. Sebagai indikator harga akibat fluktuasi mata uang asing, apabila proses jual beli terjadi beda negara.

Komponen Proforma Invoice

Dalam istilah akuntansi, proforma invoice dikenal sebagai tagihan. Dengan memberikan proforma invoice yang terperinci, penjual dapat menggunakan kuotasi ini untuk mengarahkan proses tawar menawar pada kesepakatan, dengan mengusulkan persyaratan penjualan dan pembayaran yang menguntungkan.

Substansi dari proforma invoice sama dengan invoice standar pada umumnya, dimana komponennya terbentuk dari:

1. Nama dan alamat penjual;

2. Nama dan alamat pembeli;

3. Nomor seri unik;

4. Tanggal diterbitkannya faktur;

5. Nomor letter of credit yang menyertai proforma invoice;

6. Kuantitas dan deskripsi barang yang diminta;

7. Tarif satuan;

8. Mata uang yang dipakai;

9. Jumlah total harga;

10. Mode pengiriman dan nomor resi pengepakan;

11. Biaya tambahan untuk pengiriman, asuransi, dan lain-lain;

12. Diskon dan potongan;

13. Pajak penjualan;

14. Spesifikasi masa berlakunya proforma invoice;

15. Jumlah bersih terutang;

16. Tanda tangan penjual; dan

17. Syarat ketentuan prosedur jual beli.

Baca juga : Peran invoice elektronik (e-invoice) dalam bisnis

Bedanya Proforma Invoice Dengan Invoice

Definisi

Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, pengertian invoice merupakan faktur yang berisi rincian keseluruhan atas produk untuk pembeli, sementara proforma invoice lebih kepada estimasi yang diperhitungkan dalam proses jual beli.

Basis Akuntansi

Invoice standar merupakan dasar pencatatan pembelian, dimana entri yang dibuat dalam jurnal pembelian dan diposting ke akun penjual di buku besar berdasarkan keterangan dalam invoice. Transaksi pembelian yang dimasukkan dalam jurnal pembelian mengacu pada nomor invoice. Lain halnya dengan proforma invoice yang tidak akan berpengaruh apa-apa terhadap jurnal akuntansi.

Invoice standar juga akan membantu alur kontrol dalam setiap transaksi penjualan yang terekam pada jurnal dalam buku besar. Namun hal ini tidak terjadi pada proforma invoice, dikarenakan proforma invoice hanya merupakan invoice bayangan.

Waktu Terbit

Proforma invoice sering dijumpai diterbitkan sebelum barang dikirimkan atau pada saat jasa ditawarkan. Sementara itu, invoice akan terbit apabila barang sudah diterima pembeli atau jasa sudah dilayani oleh penjual sesuai dengan kesepakatan akhir.

Bukti Legal

Invoice dapat dijadikan sebagai barang bukti dalam proses hukum apabila terjadi sengketa, namun hal ini tidak dapat diterapkan kepada proforma invoice dalam proses persidangan.

Tujuan

Proforma invoice secara reguler digunakan untuk penagihan dan dapat disesuaikan, sementara itu invoice standar diterbitkan dengan tujuan sebagai rekaman bukti cetak atas transaksi yang sudah final.

Pembatalan

Umumnya apabila dikeluarkan proforma invoice maka pembeli dapat saja membatalkan permintaan, dan penjual tidak direpotkan atas kendala yang terjadi. Maka dari itu invoice standar lebih dipilih untuk dikeluarkan saat sudah terjadi fiksasi antara penjual dan pembeli, dikarenakan pembatalan atas invoice pastinya akan mempengaruhi jurnal akuntansi.

Kini saatnya revolusi digitalisasi untuk mempermudah pengelolaan bisnis kamu, agar mempermudah pencatatan transaksimu, beralihlah ke transaksi online. Dimana semua performa pencatatan dapat ditampilkan dengan update dan cepat.

Jika kamu ingin menjadikan website dan aplikasi toko online kamu agar dapat menerima pembayaran otomatis 24 jam 7 hari, kami menyarankan untuk menghubungkannya dengan payment gateway. Dimana payment gateway merupakan sistem yang menyambungkan jalur transaksi merchant melalui website atau aplikasi mereka dengan gerbang pembayaran online.

Keuntungan yang akan kamu nikmati ketika website dan aplikasi toko online kamu telah terintegrasi dengan payment gateway salah satunya adalah kemudahan dalam menerima pembayaran pelanggan dari berbagai metode pembayaran. Tidak perlu bingung harus memiliki akun dari semua metode pembayaran yang kamu aktifkan, cukup akses dashboard akun payment gateway kamu untuk melihat pendapatan dari penjualan bisnis kamu setiap harinya.

Nikmati semua kemudahannya dengan DUITKU payment gateway. Kami telah mendapatkan lisensi atas legalitas Transfer Dana & Payment Gateway dari Bank Indonesia. Ditambah lagi dengan sertifikasi dari PCI-DSS yang akan menjamin keamanan dalam transaksi kartu kredit/debit dan telah berstandar internasional

Jadi, tunggu apa lagi?