Setiap individu atau bisnis bahkan sebuah organisasi non profit memiliki Chart of Account yang berbeda-beda. Chart of Account dibuat khusus menyesuaikan dengan berbagai jenis pengeluaran dan pendapatan yang umum terjadi pada instansi tersebut.

Seperti yang kita ketahui, sistem Buku Besar (General Ledger) berfungsi mencatat transaksi keuangan suatu instansi atau perilaku organisasi tertentu, atas semua entri akuntansi yang kemudian dapat menghasilkan informasi yang berguna untuk membuat laporan keuangan. Kaitannya dengan Chart of Account adalah metode ini digunakan untuk mencatat posisi keuangan dan aktivitas yang terjadi pada Buku Besar.

Dikarenakan aktivitas operasional perusahaan umumnya menimbulkan pencatatan akuntansi yang berisi rincian akun berupa Aset, Kewajiban, Ekuitas, Pendapatan, dan Beban yang terdata pada Buku Besar. Aset dan kewajiban akan membentuk laporan posisi keuangan (neraca), kemudian pendapatan dan beban membentuk laporan dari aktivitas keuangan (laporan laba rugi). Akun yang spesifik tersebut akan ditemukan pada COA.

Untuk mengetahui Chart of Account lebih mendalam, simak uraian berikut ini.

Definisi Chart of Account

Chart of Account didefinisikan sebagai daftar yang terjadi dari serangkaian kode-kode yang telah diatur dan disusun dalam struktur akun tertentu secara sistematis. Termasuk didalamnya unsur-unsur seperti kode akun (account code) dan nama akun (account name). Kode akun dan nama akun inilah yang digunakan perusahaan atau organisasi untuk mengelompokan, mencatat, melaporkan, dan mengontrol transaksi-transaksinya secara terorganisir.

Orang lebih mengenal Chart of Account sebagai suatu daftar kode perkiraan-perkiraan atas aset, ekuitas, pendapatan dan belanja atau beban dalam suatu entitas sektor publik. Sebagai penjelasan dalam daftar COA, kode yang tercipta mendeskripsikan isi dari akun tersebut, termasuk transaksi-transaksi khusus yang berpengaruh terhadap saldonya.

Chart of Account, digunakan untuk mengidentifikasi setiap jenis pengeluaran dan pendapatan yang timbul dari sebuah organisasi, dikarenakan COA merupakan bagian integral dari berbagai sistem akuntansi dan pelaporan. Dapat dikatakan bahwa Chart of Account adalah kumpulan lengkap dari semua judul akun pada Buku Besar dilengkapi dengan nomor yang relevan.

Manfaat Chart of Account

Secara garis besar, tujuan Chart of Account adalah untuk mencatat dampak keuangan dari setiap transaksi yang terjadi. Sehingga persentase keberhasilan dalam mencapai tujuan dapat diukur dengan pasti.

Seperti yang sebelumnya telah disebutkan, COA memiliki fungsi untuk mengelompokan, mencatat, melaporkan, dan mengontrol ragam transaksi berdasarkan kategorinya. Manfaat tersebut apabila diuraikan menjadi:

Pengelompokan

Penomoran akan dikelompokan berdasarkan kategori akun aset, kewajiban, ekuitas, pendapatan dan belanja, dimana turunannya akan membentuk sub kategori lagi seperti misalnya aset lancar, aset tak berwujud dan aset tetap yang mengekor pada kategori aset.

Pengelompokan ini dibuat untuk mempermudah dalam mempelajari laporan keuangan kedepannya. Seperti misalnya pada kategori pendapatan, dimana laporannya dapat mengidentifikasi penghasilan yang diperoleh dari sub kategori seperti program operasi, proyek yang berhasil, kontribusi investor, dan pendapatan lainnya.

Pencatatan

Setiap transaksi yang terjadi akan dimasukan dalam modul pencatatan agar tersimpan secara terorganisir dan dapat diakses suatu waktu sesuai dengan kebutuhan. Sehingga database perusahaan untuk segmen keuangan tersimpan dengan baik.

Pelaporan

Fungsi COA lainnya ialah memberikan kemudahan dalam hal pelaporan, baik itu laporan untuk pihak internal maupun laporan yang menjadi bahan konsumsi pihak eksternal seperti donatur, pemberi hibah, dan kreditur. Transaksi yang terekam dapat dilacak sesuai dengan kategori yang ingin dilihat dan dinilai, agar kemudian proses evaluasi bisa tepat sasaran.

Kontrol

Fungsi kontrol diharapkan dapat meminimalisir kesalahan, data angka dan nama yang sudah pernah diinput akan terekam sesuai dengan golongannya masing-masing, sehingga lebih efektif dalam prosedur pengecekan.

Fungsi kontrol utama ialah lebih kepada metode pelacakan yang dipakai untuk memeriksa setiap aktivitas yang terjadi pada periode tertentu.

Jenis-Jenis Chart of Account

Chart of Account disusun secara sistematis sesuai dengan dimana akun tersebut muncul dalam laporan laba rugi dan neraca. Untuk jenis COA dapat dibedakan sebagai berikut:

Jenis COA Angka

Kelompok Chart of Account berupa angka ialah yang paling sering ditemui, misalnya kategori aset memiliki penomoran 10000 sampai 19999, kategori kewajiban dengan nomor 20000 – 29999, dan seterusnya.

Jenis COA Huruf

Huruf alphabet yang biasa dipakai untuk COA biasanya berbentuk akronim atau singkatan, hal ini dipakai demi memudahkan pengelompokan. Misalnya “Unit 1” disingkat menjadi “U1”, atau “ Kas Kantor Cabang Surabaya” menjadi “KC SBY”.

Jenis COA Campuran (Numerik dan Alphabetic)

Jenis ini merupakan gabungan antara kedua metode sebelumnya, misalnya “Petty Cash Sektor 2” menjadi “PC02”. Kombinasi spesifik dari huruf dan angka dipakai untuk memberi makna pada transaksi.

Klasifikasi Chart of Account

Audit berkala atas Chart of Account wajib dilakukan secara rutin untuk menghapus nomor akun yang kadaluarsa dan berlebihan. Sehingga semua akun masuk sistem akuntansi secara jelas dapat terident

1. Aset, merupakan sumber daya yang akan memberikan manfaat untuk masa depan;

2. Kewajiban, adalah tanggung jawab organisasi telah terjadi, namun belum dibayarkan;

3. Ekuitas, yaitu hak pemilik atas aset sebuah perusahaan setelah dikurangi dengan jumlah kewajiban;

4. Pendapatan, yakni penghasilan yang timbul dalam pelaksanaan aktivitas entitas tersebut; dan

5. Biaya, adalah aktivitas atau kegiatan yang dilakukan yang bersifat mengurangi dana.

Cara Membuat Chart of Account

Langkah-langkah yang perlu diperhatikan dalam pembuatan Chart of Account diantaranya:

1. Data kategori berdasarkan klasifikasi akun pada umumnya seperti Aset, Kewajiban, Ekuitas, Pendapatan, dan Biaya;

2. Beri nomor pada kategori tersebut, seperti misalnya kategori Aset mendapatkan nomor kode 100 hingga 199, Kewajiban dengan kode 200 hingga 299 dan seterusnya;

3. Sub kategori akan mengikuti penomoran dari induk kategorinya, misalnya Aset dengan nomor kode 100 memiliki sub kategori bernama Kas, kemudian koden Kas ialah 101; dan

4. Apabila terdapat akun yang lebih spesifik lagi, maka dapat ditambahkan sesuai dengan kategori dan sub kategori yang mendahuluinya.

Dengan demikian pencatatan finansial akan sangat berguna sebagai tolak ukur keberhasilan dimasa mendatang bagi perusahaan, baik itu dari segi pengeluaran maupun pemasukan. Pencatatan pemasukan otomatis bisnis online misalnya, agar lebih efektif dan efisien penyajiannya dapat menggunakan payment gateway. Dimana payment gateway merupakan infrastruktur yang mengintegrasikan proses transaksi bisnis secara online, tanpa mengenal batasan waktu.

Kamu bisa menggunakan layanan payment gateway DUITKU, dimana Kami telah mengantongi izin resmi dari Bank Indonesia, dengan nomor izin 23/660/DKSP/Srt/B. Sehingga kamu tidak perlu merasa khawatir akan integritas Duitku, prosesnya akan berjalan aman dan menyenangkan. Duitku telah bekerjasama dengan bank-bank besar yang ada di Indonesia dan juga lembaga non bank lainnya. Sehingga bisnis kamu dapat menerima berbagai metode pembayaran yang populer.

Kami akan selalu menjaga pelayanan yang baik, silahkan bergabung dan nikmati pengalaman berharga dengan DUITKU supaya tim financemu semakin happy.